Serpstat использует файлы cookie для обеспечения работоспособности сервиса, улучшения навигации, предоставления возможности связаться с командой поддержки, а также маркетинговых активностей Serpstat.

Нажав кнопку "Принять и продолжить", вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Сообщить об ошибке

Отменить
1155 14 2
Маркетинг Читать 12 минут 6 марта 2020

Как работать в Google Calendar — подробное руководство к применению для бизнеса

Как работать в Google Calendar — подробное руководство к применению для бизнеса
Илькова Ольга
Илькова Ольга
Копирайтер, переводчик, контент-маркетолог в Textum
Сколько раз вы просыпались в холодном поту от того, что забыли сделать какое-то важное дело, просто выключив напоминалку и отложив все на потом? Ни раз, так ведь? Поэтому возникает резонный вопрос: какой сервис использовать, если держать все в голове не удается?

Существует масса различных гаджетов с подобным функционалом, однако в лидерах неизменно держится Google Calendar. Календарь не позволит упустить ни одно событие. Он станет отменным помощником не только в повседневных делах, но и в бизнесе. О том, как его использовать и на какие опции обратить внимание — ниже в статье.

Персональная демонстрация
Хотите узнать, как использовать Serpstat для решения задач вашего бизнеса? Оставьте заявку, и наши специалисты проконсультируют вас по развитию проекта, поделятся учебными материалами и предложат тестовый доступ к Serpstat!

Что такое Google Календарь и как им пользоваться?

Рискну предположить, что даже самый ответственный человек не может удержать в голове более 5−10 дел одновременно. Допустим, смартфон напоминает об остальных. Но в тот момент, когда на его экране появляется сообщение, вы настолько заняты, что просто его отключаете и выбрасываете из головы запланированное дело. Чтобы такого не случалось, есть помощник — Google Calendar.

Это полностью бесплатный инструмент, который позволяет управлять проектами, организовать работу и упорядочить повседневные дела. Сюда вносятся не только дни рождения родственников, знакомых, коллег, но и различные важные события. Этот органайзер можно использовать и для планирования различных бизнес-проектов, собеседований.

Применять календарь таким образом рекомендуем менеджерам, владельцам своего дела и людям, которые ведут настолько активный образ жизни, что множество важных дел просто выветривается из головы.

Зарегистрироваться и начать пользоваться инструментом предельно просто:
создаем аккаунт в Google или используется действующий;
открывается Google Calendar.
Работает приложение в любом браузере с JavaScript и файлами cookie.
Google Calendar в смартфоне
Далее стоит настроить оформление календаря на свой вкус. Например, выделить знаковые даты одним цветом, выходные — другим, определить выходные дни. Необходимые настройки можно найти сверху на панели управления. Обо всем этом подробнее ниже.
9 хитростей и 11+ дополнений для Google Docs:
хакни рабочую рутину

Google Calendar для бизнеса: проекты и интересные инструменты

Google Calendar подходит для того, чтобы сделать для каждого проекта или задачи отдельную нишу и контролировать их выполнение, не заходя в файлы и папки.

Отдельно стоит упомянуть об опции «Повестка дня». Если ее активировать, ежедневно в 5 утра пользователь будет получать на почту сообщение со списком задач на день. Чтобы отменить проект или присвоить статус выполненного, его можно скрыть из списка либо полностью удалить.

Если необходимо добавить новую задачу, выполните действия, описанные ниже.

Как добавить задачи в новый календарь

Вот пример создания задачи:
1
Открываем «Календарь»;
2
Выбираем настройки;
3
Нажимаем на «Добавить»;
4
Переходим в «Создать»;
5
Придумываем название задачи;
6
Добавляем описание (при желании и необходимости);
7
Смотрим в раздел «Мои календари», где уже появилась новая задача;
8
Переходим в дополнительные настройки, задаете цветовую гамму и открываете доступ нужным людям;
9
Настраиваем уведомления (указываете дни, недели, месяцы). Оповещение приходит в виде сообщения на телефон, рабочий стол.
Если кто-то изменит созданный календарь: добавит новую задачу, отменит что-либо, вы также будете в курсе.

После создания календаря добавьте план его реализации. Для примера: есть проект, разбитый на 28 пунктов со сроком выполнения в 5 дней. Все действия должны быть распределены равномерно, чтобы избежать перегруженности, и в то же время ни о чем не забыть. Для этого задачи на каждый день добавляются постепенно. Таким образом, ежедневно в определенное заданное заранее время пользователю приходит уведомление о том, что он должен сделать по определенному заданию.
Добавление новой задачи в Google Calendar
Меняются настройки задачи очень просто. Необходимо кликнуть по ней и найти изображение карандашика. С его помощью можно заменить описание, время рассылки уведомлений, прикрепить комментарий или ссылку на выполненное задание.

Для примера. Вы набираете в команду специалистов, и необходимо провести несколько собеседований. Назначаете 10−15 на рабочую неделю и создаете новый план в календаре. Распределяете по 3 встречи в день, установив напоминания за полчаса до собеседования. На каждое из них прикрепляете ссылку с резюме. Конечно, сделать это будет проблематично, если присланный документ создан в Word. Тогда придется переносить информацию в Google docs. Облегчат задачу люди, которые отправят документ сразу в данном формате, в PDF-файле или ссылку на резюме, созданное онлайн при помощи конструктора, например SweetCV. Если вы проделаете данные действия — будете сразу вооружены необходимой информацией о кандидате и сможете задать правильные вопросы, не тратя своего времени.

Кстати, после каждого собеседования можно будет сразу отметить понравившегося кандидата, скрыть эту задачу и вернуться к ней при необходимости. При желании можете открыть доступ на это задание менеджерам или специалистам по набору персонала, и коррективы будут вносить уже они. В дальнейшем можно будет найти нужное мероприятие при помощи строки поиска. Просто вводите в него ключевые слова, которые точно есть в проекте, и откроются все файлы, отвечающие запросу.
48 лучших инструментов для повышения продуктивности

Ведение проектов в Google Календаре

Предлагаем вашему вниманию два простых и удобных варианта ведения бизнес-проектов при помощи Google Calendar:
Создаете задание для себя. О том, как это сделать, уже упоминалось выше. Если двумя словами: получаете задачу, распределяете ее по дням, меняете при желании внешний вид и устанавливаете уведомления. На один проект создаете один календарь. Система не ограничивает возможное количество планов, поэтому разгуляться есть где.
Открываете просмотр календаря определенным сотрудникам и отправляете им ссылки. Так можно быстро и просто распределить проекты и задачи между работниками, контролируя их выполнение. Можете сделать планы как всем в одном календаре, так и каждому отдельно. При желании, распишите не только день, неделю, но и весь месяц. В календаре для сотрудников можете прописать сроки выполнения задач, дополнительную информацию о проекте.
Небольшой совет! Создавая новые задачи, можете сочетать бизнес-проекты с личными встречами и днями рождениями, годовщинами, знаковыми датами. Просто в начале года вносите данные на определенные даты, и вы никогда о них не забудете.
Первый способ подойдет для менеджеров и руководителей. Второй создается для сотрудников, а начальник может просто контролировать выполнение задач. В идеале, можно сочетать два вышеупомянутых способа ведения Google Calendar.
90 бесплатных тулзов для интернет-маркетологов

Дополнительные инструменты, которые можно использовать

На самом деле, Google-календарь является настоящим кладезем полезных функций и инструментов. Его можно сравнить со смартфоном, который приобрел пользователь после длительного пользования кнопочным телефоном. Ему сразу открывается разнообразие полезных функций, правильно подобранного софта.

Из самого часто используемого функционала, который пригодится как для бизнеса, так и для личной жизни, стоит отметить:

Экспорт или импорт. Находится данное дополнение в настройках. Оно позволяет добавлять другие календари или выгружать уже имеющиеся.
Печать. При желании, можно распечатать все внесенные мероприятия на день, год и любой период, который вы посчитаете нужным иметь перед глазами. Находится функция также в настройках, во вкладке «Распечатать».
Обширная цветовая гамма. Любое мероприятие можно пометить определенным цветом. Например, один проект будет красным, другой — желтым, личные встречи можно сделать зелеными, а дни рождения – синими. Это, конечно, по желанию. Но сама по себе функция очень полезна. Выставив напоминание о дне рождения за неделю события и выделив его, для примера, синим цветом, вы сможете вовремя подобрать подарок, спланировать свое время так, чтобы заехать и поздравить адресата. Второе сообщение устанавливаете уже на саму дату и выделяете ее фиолетовым. Это довольно удобно, ведь высвечивается, например, синее напоминание, и вы понимаете, что спешить не нужно. А вот если перед глазами фиолетовое, а предыдущее вы проигнорировали, — придется посуетиться.
Расписание. Это относительно новое, но действительно актуальное дополнение. Оно позволяет видеть все задачи на один или несколько дней не в виде календаря, а как расписание. Все имеющиеся задачи сводятся в одну или показываются по отдельности.
Шаблоны. При желании, можете не создавать свой календарь, а воспользоваться имеющимися заготовками. Для их активации достаточно поставить галочку на выбранной. Делается это в настройках.
Темы. В стандартном предложении от Google есть всего три типа оформления экрана. Речь идет о фазах луны, праздниках и спорте. Запустив каждый из них, вы ежедневно будете в курсе интересующих вас событий.
Интеграция. Благодаря встроенной кодировке, можно вынести календарь на отдельную веб-страницу, просматривать его из других приложений. С функционалом без труда разберется даже человек, далекий от программирования. Ведь все коды можно найти в настройках, а о том, как их интегрировать, можно прочитать там же.
Возможность синхронизации. Google Календарь синхронизируется с сервисами Gmail, например, с почтой. Каждое письмо, сгенерированное сервисом, можно добавлять в план. Например, вам необходимо куда-либо лететь или ехать, и вы покупаете билет через Интернет. Копия приходит вам на почту. При желании, время отправления можно внести в план автоматически, указав это в настройках в подменю «Добавлять мероприятия из почты в календарь». Это же касается бронирования столиков в ресторане, билетов в кино, театр.
Синхронизация с гаджетами. Неважно, работает девайс на Андроид или iOS. Все события, занесенные на компьютере в календарь, будут отображаться и на дисплеях смартфонов. Если задание, привязанное к дате, не будет выполнено, система автоматически перенесет его на следующий день.
Голосовой поиск. Он привязан к фразе ОК, Google. Далее говорите нужный текст. Например, «напомни мне завтра сделать» то-то или то-то. Задание появляется на экране, позволяя внести его в календарь. Чтобы это сделать, нужно только нажать на галочку. Приложение на телефоне всегда будет под рукой и не позволит забыть о важных событиях или датах.
Обширная цветовая гамма гугл-календаря
Также в системе есть возможность использования горячих клавиш. То есть работать с календарем можно при помощи клавиатуры, без применения мышки. Описание взаимодействия с системой этим способом расписано в настройках.
90+ расширений Google Chrome для
интернет-маркетологов

Пример плана работы с Google Calendar

Напоследок хочется поделиться личным планом работы в Google Календаре.

Можете взять его за основу или придумать собственный:
создается новый проект;
пишется описание, выставляются сроки и время уведомлений;
задачи распределяются по дням;
задания выделяются цветом;
ежедневно проверяется сделанный объем работы и скрываются выполненные задания;
при необходимости вносятся коррективы.
Чтобы добавить новые идеи либо задачи, вносить их необходимо сразу же, ведь мысль может потеряться со временем.

В целом, Google Календарь является простым и удобным, а что самое интересное — абсолютно бесплатным органайзером для бизнес-процессов, мероприятий. Он позволит помнить о важных событиях личного плана, показывая их в определенный день, время. Уведомления отображаются на рабочем столе либо в почте.

Также тут есть множество полезных клавиш, которые смогут синхронизировать ежедневный план с устройствами на операционных системах Android или iOS. С Google Календарем управлять проектами очень быстро и просто, а главное – приятно, ведь это не занимает много времени.
Чтобы быть в курсе всех новостей нашего блога подписывайтесь на рассылку Serpstat. У вас есть целых 11 причин, чтобы это сделать ;)
Почему четверть миллиона интернет-маркетологов подписались на рассылку Serpstat?
А также вступайте в чат любителей Серпстатить и подписывайтесь на наш канал в Telegram.

Сэкономьте время на изучении Serpstat

Хотите получить персональную демонстрацию сервиса, тестовый период или эффективные кейсы использования Serpstat?

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами ;)

Оцените статью по 5-бальной шкале

5 из 5 на основе 3 оценок
Нашли ошибку? Выделите её и нажмите Ctrl + Enter, чтобы сообщить нам.

Поделитесь статьей с вашими друзьями

Войти Регистрация

Вы исчерпали лимит запросов.

Или email
Забыли пароль?
Или email
Back To Login

Не волнуйтесь! Напишите свой электронный адрес и мы пришлем вам новый пароль.

Вы уверены?

Awesome!

To complete your registration you need to enter your phone number

Назад

Мы отправили код подтверждения на ваш номер телефона

Your phone Resend code Осталось запросов

Что-то пошло не так.

Свяжитесь с нашей службой поддержки
Или подтвердите регистрацию с помощью Телеграм бота Перейдите по этой ссылке
Выберите один из проектов

Знакомство с сервисом

Ознакомьтесь с основными возможностями Serpstat удобным способом!

Отправьте заявку для ознакомления с сервисом и мы свяжемся с вами в кратчайшие сроки. Наш специалист предложит подходящий вариант, который может включать персональную демонстрацию, пробный период, материалы для обучения и повышения экспертизы, личную консультацию, а также комфортные условия для начала работы с Serpstat.

Имя

Email

Телефон

Будем рады вашему комментарию
Увеличить лимиты

Улучшить тариф

Экспорт недоступен для вашего тарифного плана. Вам необходимо улучшить свой тариф до Lite или выше, чтобы получить доступ к инструменту Подробнее

Зарегистрироваться

Спасибо, мы с вами свяжемся в ближайшее время

Пригласить
Просмотр Редактирование

E-mail
Сообщение
необязательно
E-mail
Сообщение
необязательно

У вас закончились лимиты

Вы достигли лимита на количество созданных проектов и больше не можете создавать новые проекты. Увеличьте лимиты или удалите существующие проекты.

Я хочу больше лимитов