Serpstat использует файлы cookie для обеспечения работоспособности сервиса, улучшения навигации, предоставления возможности связаться с командой поддержки, а также маркетинговых активностей Serpstat.

Нажав кнопку "Принять и продолжить", вы соглашаетесь с Политики конфиденциальности

Принять и продолжить

Сообщить об ошибке

Отменить
66738 115 29
Контент-маркетинг Читать 10 минут 15 июня 2017

9 хитростей и 11+ дополнений для Google Docs: хакни рабочую рутину

9 хитростей и 11+ дополнений для Google Docs иллюстрация
Фото Саши Илеш копирайтера и тим-лидера в агентстве копирайтинга
Саша Илеш
Копирайтер и тим-лидер в агентстве копирайтинга
Hands with Pens
Хотите разобраться, какие крутые штуки на самом деле доступны в Google Docs? Как автоматизировать работу с документами, расширить функционал сервисов? Тогда эти 20+ хаков just for you!
«Google Docs или Microsoft Office», — это современная версия знаменитого «быть или не быть»: с одной стороны, Google Docs обладает неоспоримыми преимуществами (удаленный доступ, работа со многими форматами файлов), с другой — многие жалуются на интерфейс, отсутствие базовых функций и скудные возможности.

Что не вполне справедливо, ведь функционал документов, таблиц и презентаций Google давно уже превзошел старые-добрые программы из офисного пакета Microsoft.
Статья написана в рамках статейного конкурса Serpstat и SEOnews. Условия конкурса

Встроенные возможности Google Docs

А ларчик просто открывался...
Посмотрим на функционал, который был в Google Docs изначально, даже если вы об этом и не подозревали. Благо, разработчики вместили в сервис максимальное количество возможностей, которыми обладает привычный Microsoft Office.

Сортировка и навигация

Вопрос сортировки решает «цветной» лайфхак с маркировкой папок (правая кнопка мыши на папке → Изменить цвет).

Визуально упрощает навигацию среди документов. У меня основные рабочие папки отмечены синим цветом, сторонний проект — зеленым, личные без заливки, а что-то срочное — красным. Так при открытии Google Диска я легко нахожу, что мне нужно, и сразу вижу папку со срочными документами, которыми надо заняться в первую очередь.
Цветные папки доксов в google drive
Самые часто используемые материалы я помечаю (правая кнопка мыши → Добавить пометку). На сам Google Диск я захожу по ссылке на раздел Помеченных файлов. Таким образом мне не надо каждый раз скролить десятки папок и файлов в поиске того единственного.
Скриншот: добавить пометку в Google Docs

Лайфхаки для работы с текстом

1
Автозамена
По умолчанию в Google Документах настроено автоматическое распознавание ссылок (все они становятся активными), списков (форматируются) и замена прямых кавычек ("") парными ("") + ряда других символов типа (с) на © и ¼ на ¼. Дополнительно можно настроить автозамену любых слов и символов для любого языка.

Чтобы сделать это, выберите в меню ИнструментыНастройки… и у вас откроется окно настройки автозамены в файле.
Скриншот автозамены символов в документе
2
Комментарии и советы
Чтобы добавить комментарий, выделите участок текста и нажмите на появившийся значок Добавить комментарий. Однако гораздо более удобным способом работать над текстом является функция «Посоветовать».

Работаете в соавторстве, редактируете чужую статью и хотите оставить примечание? Переключитесь в режим Советовать и просто дописывайте свой текст или комментарий в нужном месте. Также вы сможете удалять слова/абзацы, заменять их, в общем — для редакторов самое оно.
Скриншот режима советовать в Google Docs
3
Горячие клавиши
Во-первых, в Google Docs работает большинство стандартных команд типа Ctrl + C и Ctrl + Z. Во-вторых, есть свои уникальные команды, к примеру, статистика открывается комбинацией Ctrl + Shift + c. Чтобы открыть полный список горячих клавиш, нажмите в документе Ctrl + /.
Скриншот быстрых клавиш в Google Docs
4
Встроенный словарь
Если нажать комбинацию клавиш Ctrl + Shift + Y, справа откроется панель встроенного словаря. Здесь вы сможете быстро найти толкование любого слова, а заодно уточнить его род и правильное ударение. Гораздо проще, чем переключаться между вкладки при каждой необходимости загуглить термин.
Поиск по словарю Google Docs
5
Поиск по меню
Забыли, в каком разделе меню нужная вам функция, нет времени копаться и искать? Нажимайте Alt + /, автоматически откроется меню Справка, а курсор будет помещен в поисковую строку. Вот только поиск будет осуществляться не по самой справке Google, а по меню.
Поиск по справке в документе
6
Заглавные буквы
Случайно нажали Caps Lock и не глядя набрали приличный объем текста капсом? Или пишете заголовки в стиле Genius Marketing — каждое слово с заглавной буквы? В любом из случаев изменить регистр можно, выделив нужный участок текста и нажав ФорматЗаглавные буквы. Вуаля, и никакого переделывания вручную.
Смена регистра из заглавных символов в строчные в документе
7
Закладки
Читаете книгу в Google Docs? Проверяете огромный текст, разбивая работу на этапы? Хотите направить кого-то сразу к нужному моменту в документе? Нажмите ВставкаЗакладка. После этого вы сможете сохранить/отправить ссылку на конкретное место в документе — очень помогает в навигации!
Скриншот: как добавить закладки в документ
8
Оффлайн доступ Google Docs
Работаете в Google Docs и не хотите прерываться, если пропадет Wi-Fi? Чтобы настроить оффлайн доступ к документам нужно зайти в настройки своего Google Drive. В разделе "Общие" поставьте галочку возле "Оффлайн доступ". После этого вы сможете работать с документом даже вотсутствии интернета!
Скриншот: как добавить закладки в документ

Дополнения для текстовых документов: лайфхаки с плагинами

 
Необъяснимо, но факт: про расширения для браузеров знают практически все, а про дополнения для сервисов Google — нет, увы. Исправляем ситуацию, товарищи!

Дополнения для Google Docs на самом деле похожи на браузерные плагины. В каталоге сотни дополнений для контент-менеджеров, копирайтеров, редакторов и всех специалистов, которые работают с текстом. Большинство дополнений дают возможность более интересного форматирования, часть интегрирует внешние сервисы внутрь Google Docs, часть, наоборот, импортирует данные на сторонние площадки. А теперь давайте предметно и последовательно про дополнения для Google Документов, которое помогут вам хакнуть работу с текстом.

Главред

Да, в Google Docs можно интегрировать тот самый Главред Ильяхова.

Зачем: чтобы не открывать лишнюю вкладку при необходимости проверить текст, править сразу в документе.

Кому: копирайтерам, журналистам, редакторам, всем сопричастным к инфостилю и созданию статей.

Как: в меню выберите кнопку Дополнения → Установить дополнения. Введите в поиск «Главред», нажмите Установить. Для проверки текста нужно снова нажать ДополненияГлавред → Проверить документ.
Интеграция плагина Главред с Google Docs

Из Google Docs в WordPress

При публикации статей в админке сбивается форматирование, разметка уходит в запой, да и не всегда нормально отображаются картинки. А вручную добавить дюжину-другую иллюстраций в нужное место в тексте — та еще задачка, сами понимаете. Вопрос решаем!

Зачем: чтобы экспортировать оформленные файлы прямиком на сайт.

Кому: контент-менеджерам, редакторам, всем, кто своими руками публикует статьи на сайт с CMS WordPress.

Как: аналогично с предыдущим вариантом, только в поиске нужно ввести «WordPress.com for Google Docs». В каталоге сейчас есть 4 таких программы, тестировалась только эта. Чтобы опробовать другие дополнения, введите в поиск просто «WordPress». Запуск экспорта через ту же кнопку Дополнения.
Плагин WordPress для Google Docs

Облако слов

Нет, не для развлечения или красивой картинки, а вполне таки для пользы копирайтерам!

Зачем: чтобы видеть семантику и количество вхождений слов без сторонних сервисов типа Advego SEO, Istio и иже с ними.

Кому: англоязычным копирайтерам, редакторам, SEO-специалистам. Важно! Сервис анализирует только англоязычный текст.

Как: в поиске по каталогу введите Word Cloud, установите. После через меню Дополнения выберите пункт Create Word Cloud. Справа появится само облако слов, а над ним кнопка Append top word count. Нажмите на нее и в вашем документе появится таблица со всеми словами и количеством вхождений.
Плагин Word Count, облако слов

Хакни разметку

Оформлять текст вручную тегами — не самое приятное, быстрое и радующее занятие, согласитесь. Все исправимо!

Зачем: для автоматизации процесса.

Кому: всем, кто сталкивается с необходимостью оформлять текст тегами.

Как: в поиске по каталогу введите название нужной разметки, к примеру «BBCode» (это теги типа [i] и [b]). Установите дополнение и редактируйте текст через меню Дополнения.
Плагин BBcode для Google Docs

Графическое оформление

Draw.io, Lucidchart, Gliffy diagrams, SmartDraw Diagrams — все эти дополнения позволят создать диаграммы, интеллектуальные карты и другие графические изображения непосредственно в файле Google Docs. Каждая программа обладает своими особенностями, потому советую тестировать и находить то, что понравится именно вам.

Зачем: для создания диаграмм, графиков и других материалов без сторонних сервисов.

Кому: копирайтерам, журналистам, редакторам, аналитикам, всем, в чьей работе задействуются такие изображения.

Как: введите в поиске по каталогу название одного из перечисленных плагинов или релевантный поисковый запрос: diagrams, graphics, draw и так далее. Выберите дополнение и установите его в Google Docs.

Плюс в каталоге есть сотни других программ для редактирования, форматирования текстов; создания картинок, написания формул; экспорта материалов и функций из других сервисов. Возможностей хакнуть рабочие процессы — море!

Дополнения для таблиц

Для таблиц лично мне дополнения требуются реже, однако и тут есть парочка лайфхаков:

  1. Google Analytics — импортирует данные из данного сервиса в таблицу. Функционал практически не отличается от возможностей оригинального сервиса, интерфейс в нем проще, что актуально для новичков, которых интересуют базовые данные.

  2. Doctopus изначально предназначен для учителей и структурирования студенческих проектов, однако его легко адаптировать его под рабочие потребности. Позволяет рассортировывать, проверять и группировать документы с материалами из разных проектов, а как следствие — хакнуть стандартные проблемы навигации по куче файлов.

  3. Supermetrics импортирует данные из Google Analytics, Adwords, Facebook Ads, Twitter Ads и еще дюжины площадок, актуален для обработки SEM-, SEO- и SMM-данных. Среди бесплатных сервисов сейчас нет аналога Supermetrics. Дополнение позволяет сразу работать с несколькими каналами для анализа, сводить вместе результаты от разных систем, создавать отчеты — в общем, функционал достойный.
В каталоге также есть много дополнений для форматирования таблиц и экспорта/импорта любых данных из и в любые сторонние сервисы, так что опробовать плагины стоит всем — это поможет вам автоматизировать часть процессов, оптимизировать ведение таблиц, навигацию среди данных. Аналогично подбирайте дополнения для Google Презентаций — так вы хакнете рутину!

Резюмируем: как хакнуть рутину в Google Docs?

Не забывайте использовать плагины
Они упростят работу и расширят возможности форматирования
Вместо сторонних сервисов используйте интегрируемые дополнения
Это экономит время и ресурсы ПК
Сломайте шаблон
Полностью просмотрите список горячих клавиш и выделите 15 минут на изучение всех функций в меню файлов. Вы будете первым, кто нашел крутые встроенные функции сам, а не в списке лайфхаков для Google Docs!

Сэкономьте время на изучении Serpstat

Хотите получить персональную демонстрацию сервиса, тестовый период или эффективные кейсы использования Serpstat?

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами ;)

Оцените статью по 5-бальной шкале

4.48 из 5 на основе 75 оценок
Нашли ошибку? Выделите её и нажмите Ctrl + Enter, чтобы сообщить нам.

Поделитесь статьей с вашими друзьями

Войти Регистрация

Вы исчерпали лимит запросов.

Или email
Забыли пароль?
Или email
Back To Login

Не волнуйтесь! Напишите свой электронный адрес и мы пришлем вам новый пароль.

Вы уверены?

Awesome!

To complete your registration you need to enter your phone number

Назад

Мы отправили код подтверждения на ваш номер телефона

Your phone Resend code Осталось запросов

Что-то пошло не так.

Свяжитесь с нашей службой поддержки
Или подтвердите регистрацию с помощью Телеграм бота Перейдите по этой ссылке
Выберите один из проектов

Знакомство с сервисом

Ознакомьтесь с основными возможностями Serpstat удобным способом!

Отправьте заявку для ознакомления с сервисом и мы свяжемся с вами в кратчайшие сроки. Наш специалист предложит подходящий вариант, который может включать персональную демонстрацию, пробный период, материалы для обучения и повышения экспертизы, личную консультацию, а также комфортные условия для начала работы с Serpstat.

Имя

Email

Телефон

Будем рады вашему комментарию
Увеличить лимиты

Улучшить тариф

Экспорт недоступен для вашего тарифного плана. Вам необходимо улучшить свой тариф до Lite или выше, чтобы получить доступ к инструменту Подробнее

Зарегистрироваться

Спасибо, мы с вами свяжемся в ближайшее время

Пригласить
Просмотр Редактирование

E-mail
Сообщение
необязательно
E-mail
Сообщение
необязательно

У вас закончились лимиты

Вы достигли лимита на количество созданных проектов и больше не можете создавать новые проекты. Увеличьте лимиты или удалите существующие проекты.

Я хочу больше лимитов