Мы используем файлы cookie для обеспечения работоспособности сервиса, улучшения навигации и маркетинговых активностей Serpstat. Нажимая "Принять и продолжить", вы соглашаетесь с нашей Политика конфиденциальности

Сообщить об ошибке

Отменить
110547 242 26
Контент-маркетинг Читать 11 минут

9 хитростей и 11+ дополнений для Google Docs: хакни рабочую рутину

9 хитростей и 11+ дополнений для Google Docs иллюстрация
Фото Саши Илеш копирайтера и тим-лидера в агентстве копирайтинга
Саша Илеш
Копирайтер и тим-лидер в агентстве копирайтинга
Hands with Pens
Хотите разобраться, какие крутые штуки на самом деле доступны в Google Docs? Как автоматизировать работу с документами, расширить функционал сервисов? Тогда эти 20+ хаков just for you!
«Google Docs или Microsoft Office», — это современная версия знаменитого «быть или не быть»: с одной стороны, Google Docs обладает неоспоримыми преимуществами (удаленный доступ, работа со многими форматами файлов), с другой — многие жалуются на интерфейс, отсутствие базовых функций и скудные возможности.

Что не вполне справедливо, ведь функционал документов, таблиц и презентаций Google давно уже превзошел старые-добрые программы из офисного пакета Microsoft.
Статья написана в рамках статейного конкурса Serpstat и SEOnews. Условия конкурса

Встроенные возможности Google Docs

А ларчик просто открывался...
Посмотрим на функционал, который был в Google Docs изначально, даже если вы об этом и не подозревали. Благо, разработчики вместили в сервис максимальное количество возможностей, которыми обладает привычный Microsoft Office.

Сортировка и навигация

Вопрос сортировки решает «цветной» лайфхак с маркировкой папок (правая кнопка мыши на папке → Изменить цвет).

Визуально упрощает навигацию среди документов. У меня основные рабочие папки отмечены синим цветом, сторонний проект — зеленым, личные без заливки, а что-то срочное — красным. Так при открытии Google Диска я легко нахожу, что мне нужно, и сразу вижу папку со срочными документами, которыми надо заняться в первую очередь.
Цветные папки доксов в google drive
Самые часто используемые материалы я помечаю (правая кнопка мыши → Добавить пометку). На сам Google Диск я захожу по ссылке на раздел Помеченных файлов. Таким образом мне не надо каждый раз скролить десятки папок и файлов в поиске того единственного.
Скриншот: добавить пометку в Google Docs

Лайфхаки для работы с текстом

1
Автозамена
По умолчанию в Google Документах настроено автоматическое распознавание ссылок (все они становятся активными), списков (форматируются) и замена прямых кавычек ("") парными ("") + ряда других символов типа (с) на © и ¼ на ¼. Дополнительно можно настроить автозамену любых слов и символов для любого языка.

Чтобы сделать это, выберите в меню ИнструментыНастройки… и у вас откроется окно настройки автозамены в файле.
Скриншот автозамены символов в документе
2
Комментарии и советы
Чтобы добавить комментарий, выделите участок текста и нажмите на появившийся значок Добавить комментарий. Однако гораздо более удобным способом работать над текстом является функция «Посоветовать».

Работаете в соавторстве, редактируете чужую статью и хотите оставить примечание? Переключитесь в режим Советовать и просто дописывайте свой текст или комментарий в нужном месте. Также вы сможете удалять слова/абзацы, заменять их, в общем — для редакторов самое оно.
Скриншот режима советовать в Google Docs
3
Горячие клавиши
Во-первых, в Google Docs работает большинство стандартных команд типа Ctrl + C и Ctrl + Z. Во-вторых, есть свои уникальные команды, к примеру, статистика открывается комбинацией Ctrl + Shift + c. Чтобы открыть полный список горячих клавиш, нажмите в документе Ctrl + /.
Скриншот быстрых клавиш в Google Docs
4
Встроенный словарь
Если нажать комбинацию клавиш Ctrl + Shift + Y, справа откроется панель встроенного словаря. Здесь вы сможете быстро найти толкование любого слова, а заодно уточнить его род и правильное ударение. Гораздо проще, чем переключаться между вкладки при каждой необходимости загуглить термин.
Поиск по словарю Google Docs
5
Поиск по меню
Забыли, в каком разделе меню нужная вам функция, нет времени копаться и искать? Нажимайте Alt + /, автоматически откроется меню Справка, а курсор будет помещен в поисковую строку. Вот только поиск будет осуществляться не по самой справке Google, а по меню.
Поиск по справке в документе
6
Заглавные буквы
Случайно нажали Caps Lock и не глядя набрали приличный объем текста капсом? Или пишете заголовки в стиле Genius Marketing — каждое слово с заглавной буквы? В любом из случаев изменить регистр можно, выделив нужный участок текста и нажав ФорматЗаглавные буквы. Вуаля, и никакого переделывания вручную.
Смена регистра из заглавных символов в строчные в документе
7
Закладки
Читаете книгу в Google Docs? Проверяете огромный текст, разбивая работу на этапы? Хотите направить кого-то сразу к нужному моменту в документе? Нажмите ВставкаЗакладка. После этого вы сможете сохранить/отправить ссылку на конкретное место в документе — очень помогает в навигации!
Скриншот: как добавить закладки в документ
8
Оффлайн доступ Google Docs
Работаете в Google Docs и не хотите прерываться, если пропадет Wi-Fi? Чтобы настроить оффлайн доступ к документам нужно зайти в настройки своего Google Drive. В разделе "Общие" поставьте галочку возле "Оффлайн доступ". После этого вы сможете работать с документом даже вотсутствии интернета!
Скриншот: как добавить закладки в документ
 

Дополнения для текстовых документов: лайфхаки с плагинами

Необъяснимо, но факт: про расширения для браузеров знают практически все, а про дополнения для сервисов Google — нет, увы. Исправляем ситуацию, товарищи!

Дополнения для Google Docs на самом деле похожи на браузерные плагины. В каталоге сотни дополнений для контент-менеджеров, копирайтеров, редакторов и всех специалистов, которые работают с текстом. Большинство дополнений дают возможность более интересного форматирования, часть интегрирует внешние сервисы внутрь Google Docs, часть, наоборот, импортирует данные на сторонние площадки. А теперь давайте предметно и последовательно про дополнения для Google Документов, которое помогут вам хакнуть работу с текстом.

Главред

Да, в Google Docs можно интегрировать тот самый Главред Ильяхова.

Зачем: чтобы не открывать лишнюю вкладку при необходимости проверить текст, править сразу в документе.

Кому: копирайтерам, журналистам, редакторам, всем сопричастным к инфостилю и созданию статей.

Как: в меню выберите кнопку Дополнения → Установить дополнения. Введите в поиск «Главред», нажмите Установить. Для проверки текста нужно снова нажать ДополненияГлавред → Проверить документ.
Интеграция плагина Главред с Google Docs

Из Google Docs в WordPress

При публикации статей в админке сбивается форматирование, разметка уходит в запой, да и не всегда нормально отображаются картинки. А вручную добавить дюжину-другую иллюстраций в нужное место в тексте — та еще задачка, сами понимаете. Вопрос решаем!

Зачем: чтобы экспортировать оформленные файлы прямиком на сайт.

Кому: контент-менеджерам, редакторам, всем, кто своими руками публикует статьи на сайт с CMS WordPress.

Как: аналогично с предыдущим вариантом, только в поиске нужно ввести «WordPress.com for Google Docs». В каталоге сейчас есть 4 таких программы, тестировалась только эта. Чтобы опробовать другие дополнения, введите в поиск просто «WordPress». Запуск экспорта через ту же кнопку Дополнения.
Плагин WordPress для Google Docs

Облако слов

Нет, не для развлечения или красивой картинки, а вполне таки для пользы копирайтерам!

Зачем: чтобы видеть семантику и количество вхождений слов без сторонних сервисов типа Advego SEO, Istio и иже с ними.

Кому: англоязычным копирайтерам, редакторам, SEO-специалистам. Важно! Сервис анализирует только англоязычный текст.

Как: в поиске по каталогу введите Word Cloud, установите. После через меню Дополнения выберите пункт Create Word Cloud. Справа появится само облако слов, а над ним кнопка Append top word count. Нажмите на нее и в вашем документе появится таблица со всеми словами и количеством вхождений.
Плагин Word Count, облако слов

Хакни разметку

Оформлять текст вручную тегами — не самое приятное, быстрое и радующее занятие, согласитесь. Все исправимо!

Зачем: для автоматизации процесса.

Кому: всем, кто сталкивается с необходимостью оформлять текст тегами.

Как: в поиске по каталогу введите название нужной разметки, к примеру «BBCode» (это теги типа [i] и [b]). Установите дополнение и редактируйте текст через меню Дополнения.
Плагин BBcode для Google Docs

Графическое оформление

Draw.io, Lucidchart, Gliffy diagrams, SmartDraw Diagrams — все эти дополнения позволят создать диаграммы, интеллектуальные карты и другие графические изображения непосредственно в файле Google Docs. Каждая программа обладает своими особенностями, потому советую тестировать и находить то, что понравится именно вам.

Зачем: для создания диаграмм, графиков и других материалов без сторонних сервисов.

Кому: копирайтерам, журналистам, редакторам, аналитикам, всем, в чьей работе задействуются такие изображения.

Как: введите в поиске по каталогу название одного из перечисленных плагинов или релевантный поисковый запрос: diagrams, graphics, draw и так далее. Выберите дополнение и установите его в Google Docs.

Плюс в каталоге есть сотни других программ для редактирования, форматирования текстов; создания картинок, написания формул; экспорта материалов и функций из других сервисов. Возможностей хакнуть рабочие процессы — море!

Дополнения для таблиц

Для таблиц лично мне дополнения требуются реже, однако и тут есть парочка лайфхаков:

  1. Google Analytics — импортирует данные из данного сервиса в таблицу. Функционал практически не отличается от возможностей оригинального сервиса, интерфейс в нем проще, что актуально для новичков, которых интересуют базовые данные.

  2. Doctopus изначально предназначен для учителей и структурирования студенческих проектов, однако его легко адаптировать его под рабочие потребности. Позволяет рассортировывать, проверять и группировать документы с материалами из разных проектов, а как следствие — хакнуть стандартные проблемы навигации по куче файлов.

  3. Supermetrics импортирует данные из Google Analytics, Adwords, Facebook Ads, Twitter Ads и еще дюжины площадок, актуален для обработки SEM-, SEO- и SMM-данных. Среди бесплатных сервисов сейчас нет аналога Supermetrics. Дополнение позволяет сразу работать с несколькими каналами для анализа, сводить вместе результаты от разных систем, создавать отчеты — в общем, функционал достойный.
4. Дополнение Serpstat Batch Analysis для Google Spreadsheets создано, чтобы упростить и автоматизировать работу с аналитической информацией. В несколько кликов можно получить данные о доменах или страницах, сгруппированные в отдельных вкладках Google таблиц. Это уникальная функция, которая недоступна в интерфейсе сервиса.

В каталоге также есть много дополнений для форматирования таблиц и экспорта/импорта любых данных из и в любые сторонние сервисы, так что опробовать плагины стоит всем — это поможет вам автоматизировать часть процессов, оптимизировать ведение таблиц, навигацию среди данных. Аналогично подбирайте дополнения для Google Презентаций — так вы хакнете рутину!

Резюмируем: как хакнуть рутину в Google Docs?

Не забывайте использовать плагины
Они упростят работу и расширят возможности форматирования
Вместо сторонних сервисов используйте интегрируемые дополнения
Это экономит время и ресурсы ПК
Сломайте шаблон
Полностью просмотрите список горячих клавиш и выделите 15 минут на изучение всех функций в меню файлов. Вы будете первым, кто нашел крутые встроенные функции сам, а не в списке лайфхаков для Google Docs!

Сэкономьте время на изучении Serpstat

Хотите получить персональную демонстрацию сервиса, тестовый период или эффективные кейсы использования Serpstat?

Оставьте заявку и мы свяжемся с вами ;)

Оцените статью по 5-бальной шкале

4.41 из 5 на основе 123 оценок
Нашли ошибку? Выделите её и нажмите Ctrl + Enter, чтобы сообщить нам.