Как работать в Google Calendar — подробное руководство к применению для бизнеса

Рискну предположить, что даже самый ответственный человек не может удержать в голове более 5−10 дел одновременно. Допустим, смартфон напоминает об остальных. Но в тот момент, когда на его экране появляется сообщение, вы настолько заняты, что просто его отключаете и выбрасываете из головы запланированное дело. Чтобы такого не случалось, есть помощник — Google Calendar.

Это полностью бесплатный инструмент, который позволяет управлять проектами, организовать работу и упорядочить повседневные дела. Сюда вносятся не только дни рождения родственников, знакомых, коллег, но и различные важные события. Этот органайзер можно использовать и для планирования различных бизнес-проектов, собеседований.

Применять календарь таким образом рекомендуем менеджерам, владельцам своего дела и людям, которые ведут настолько активный образ жизни, что множество важных дел просто выветривается из головы.

Зарегистрироваться и начать пользоваться инструментом предельно просто:

Работает приложение в любом браузере с JavaScript и файлами cookie.

Далее стоит настроить оформление календаря на свой вкус. Например, выделить знаковые даты одним цветом, выходные — другим, определить выходные дни. Необходимые настройки можно найти сверху на панели управления. Обо всем этом подробнее ниже.

Google Calendar подходит для того, чтобы сделать для каждого проекта или задачи отдельную нишу и контролировать их выполнение, не заходя в файлы и папки.

Отдельно стоит упомянуть об опции «Повестка дня». Если ее активировать, ежедневно в 5 утра пользователь будет получать на почту сообщение со списком задач на день. Чтобы отменить проект или присвоить статус выполненного, его можно скрыть из списка либо полностью удалить.

Если необходимо добавить новую задачу, выполните действия, описанные ниже.

Вот пример создания задачи:

Если кто-то изменит созданный календарь: добавит новую задачу, отменит что-либо, вы также будете в курсе.

После создания календаря добавьте план его реализации. Для примера: есть проект, разбитый на 28 пунктов со сроком выполнения в 5 дней. Все действия должны быть распределены равномерно, чтобы избежать перегруженности, и в то же время ни о чем не забыть. Для этого задачи на каждый день добавляются постепенно. Таким образом, ежедневно в определенное заданное заранее время пользователю приходит уведомление о том, что он должен сделать по определенному заданию.

Меняются настройки задачи очень просто. Необходимо кликнуть по ней и найти изображение карандашика. С его помощью можно заменить описание, время рассылки уведомлений, прикрепить комментарий или ссылку на выполненное задание.

Для примера. Вы набираете в команду специалистов, и необходимо провести несколько собеседований. Назначаете 10−15 на рабочую неделю и создаете новый план в календаре. Распределяете по 3 встречи в день, установив напоминания за полчаса до собеседования. На каждое из них прикрепляете ссылку с резюме. Конечно, сделать это будет проблематично, если присланный документ создан в Word. Тогда придется переносить информацию в Google docs. Облегчат задачу люди, которые отправят документ сразу в данном формате, в PDF-файле или ссылку на резюме, созданное онлайн при помощи конструктора, например SweetCV. Если вы проделаете данные действия — будете сразу вооружены необходимой информацией о кандидате и сможете задать правильные вопросы, не тратя своего времени.

Кстати, после каждого собеседования можно будет сразу отметить понравившегося кандидата, скрыть эту задачу и вернуться к ней при необходимости. При желании можете открыть доступ на это задание менеджерам или специалистам по набору персонала, и коррективы будут вносить уже они. В дальнейшем можно будет найти нужное мероприятие при помощи строки поиска. Просто вводите в него ключевые слова, которые точно есть в проекте, и откроются все файлы, отвечающие запросу.

Предлагаем вашему вниманию два простых и удобных варианта ведения бизнес-проектов при помощи Google Calendar:

На самом деле, Google-календарь является настоящим кладезем полезных функций и инструментов. Его можно сравнить со смартфоном, который приобрел пользователь после длительного пользования кнопочным телефоном. Ему сразу открывается разнообразие полезных функций, правильно подобранного софта.

Из самого часто используемого функционала, который пригодится как для бизнеса, так и для личной жизни, стоит отметить:

Также в системе есть возможность использования горячих клавиш. То есть работать с календарем можно при помощи клавиатуры, без применения мышки. Описание взаимодействия с системой этим способом расписано в настройках.

Напоследок хочется поделиться личным планом работы в Google Календаре.

Можете взять его за основу или придумать собственный:

Чтобы добавить новые идеи либо задачи, вносить их необходимо сразу же, ведь мысль может потеряться со временем.

В целом, Google Календарь является простым и удобным, а что самое интересное — абсолютно бесплатным органайзером для бизнес-процессов, мероприятий. Он позволит помнить о важных событиях личного плана, показывая их в определенный день, время. Уведомления отображаются на рабочем столе либо в почте.

Также тут есть множество полезных клавиш, которые смогут синхронизировать ежедневный план с устройствами на операционных системах Android или iOS. С Google Календарем управлять проектами очень быстро и просто, а главное – приятно, ведь это не занимает много времени.

А также вступайте в чат любителей Серпстатить и подписывайтесь на наш канал в Telegram.