Андрій Чумаченко: Як більше встигати, правильно ставити завдання та керувати часом співробітників

Напевно, тільки ледача публічна людина не говорила про те, як важливо планувати свій день, щоб більше встигати, багато заробляти й взагалі бути «кращою версією себе». Але чомусь все одно ми стикаємося з простроченими дедлайнами, невиконаними або зробленими неправильно завданнями. 

Як керівнику ефективно організувати робочий час співробітників, як будувати комунікацію і ставити задачі, щоб їх виконали правильно, зазвичай ділюсь подібним у телеграм-каналі, та сьогодні поділюсь із вами.

Приберіть усе зайве

Тайм-менеджемент. Обожнюю це слово. Воно дуже зручне: я зовсім не повільно і погано працюю, у мене проблеми з тайм-менеджментом.

Як все встигати? Мій рецепт — прибрати все зайве, або, як я це називаю, cut the crap. Видаліть і відключіть усе, що не потрібно. Щоб більше встигати, не потрібно 25 годин на добу, треба просто витрачати менше часу на непотрібні речі.

Необхідно часто спілкуватися по роботі — зведіть усе листування в один месенджер і ніколи не заходьте в інші. Ви розробник? Ні? Тоді навіщо вам більше одного браузера? Вам точно потрібно три однакових додатки для редагування тексту? Ну і так далі.

У моїй роботі з потоку можуть вибити кілька речей, які відбуваються регулярно: повідомлення в месенджері, вхідні листи на пошті, людина, що зайшла до кабінету, дзвінок телефону.

Тож я звів усе спілкування до Telegram, відключив сповіщення з усіх чатів, заархівував усі канали — так я сам можу вирішити, коли в мене є час на відповіді.

У пошті я відписався від усіх розсилок, крім 5-6 найпотрібніших. Їх я за допомогою сервісу Unroll.me збираю в дайджест, який приходить раз на тиждень у зручний для мене час. Перевіряю пошту я також кілька разів на день, а не відразу після отримання листа.

Телефоном я просто прошу мені не дзвонити — майже завжди можна написати або надиктувати повідомлення. А особисті зустрічі відбуваються тільки за планом — заношу їх у календар (дуже зручно це робити за допомогою Calendly), зазвичай на другу половину буднього дня.

Рецепт простий і очевидний, але, як показує практика, застосовується далеко не завжди та не всіма, хто має «проблеми з тайм-менеджментом».

Застосовуйте фоллоу-апи

Я досить часто проводжу улюблені всіма збори. Хоч вони й відволікають людей від роботи, але все ще є найзручнішим способом донести нову інформацію одразу до великої кількості людей, опрацювати заперечення і дати відповіді на запитання, які одразу почують усі.

Але як зробити збори ефективними? Особливо коли вони проводяться на 20-50 осіб і немає можливості переконатися, що всі уважно слухають.

Найпростіший і найдієвіший спосіб — на самому початку попросити кожного вести фоллоу-ап. Тобто тезисно записувати все, що здасться важливим. А відразу після зустрічі скинути текст особисто вам на пошту або в месенджер.

Для доповідача такий метод дає змогу:

Ну і звісно, фоллоу-апи допомагають виконати основне завдання зборів — зробити так, щоб кожен дійсно почув і запам'ятав важливу інформацію.

Приклад, Follow up регулярної зустрічі

Правильно оцінюйте час, необхідний для виконання завдання

Спочатку здається, що правильно оцінити час, необхідний на виконання будь-якого завдання, неможливо. Трохи пізніше можна переконатися на практиці, що це дійсно так.

З цієї причини оцінка кожного завдання — різновид захисту диплома. Співробітник каже скільки годин він планує витратити на виконання, а керівник або погоджується, або просить обґрунтувати, чому потрібно так багато або так мало часу. Саме при такому «захисті» (якщо керівник розбирається в тому, що робить співробітник) оцінка завдання дійсно має сенс.

Різні люди оцінюють свою роботу по-різному. Хтось завищує планку і набирає купу завдань, виділяючи для кожного в рази менше часу, ніж доведеться витратити. Хтось, навпаки, перестраховується і закладає в кожне завдання час на форс-мажори й «на подумати».

Хороший керівник має ставити правильні запитання:

• Чому на виконання цього завдання тобі потрібно Х годин?
  
• Давай ще раз перечитаємо умови завдання і визначення його виконання. Ти впевнений, що все правильно зрозумів і врахував?
  
• Якщо ти виконуєш цю задачу вперше, чи заклав ти час на ознайомлення?
  

І безумовно, завжди добре, коли в компанії є кілька співробітників, які виконують однотипні завдання. Керівнику можна орієнтуватися на середній показник тривалості виконання, розрахований на основі оцінок співробітників.

Використовуйте чек-листи

Уявіть, що у вас є завдання для співробітника. І звучить воно якось так: «Самостійно запустити таку-то нову послугу». У співробітника є три варіанти виконання такого завдання:

Щоб співробітник, беручись за завдання, не зробив занадто мало або занадто багато, використовуйте чек-лист — нумерований список кроків, які потрібно виконати, щоб досягти результату. Особливо корисно застосовувати чек-листи, якщо ви не впевнені, що співробітник на 100% розуміє, як виконувати таке завдання, — наприклад, він просто раніше нічого такого не робив. 

Якщо лінь розписувати, готуйтеся до варіантів №1 та №2. Доведеться допрацьовувати потім, співробітник витратить свій час і час команди на зайві дії.

Такі, на перший погляд, базові та прості поради допоможуть сфокусуватись. Фокусування на задачах, своєю чергою, полегшує життя та дозволяє досягати потрібних результатів швидко та з меншими витратами часу. Замість того, щоб намагатися встигнути все, обирайте ті задачі, які відповідають вашим цілям, приберіть зайве та вчіть співробітників користуватись чек-листами, фолоу-апами та правильно розраховувати свої сили. Успіхів!